Algemene Voorwaarden
Artikel 1 – Definities en toepasselijkheid
1.1 In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
- Vlam: de onderneming Vlam, opdrachtnemer.
- Opdrachtgever: iedere partij die Vlam een opdracht geeft.
- Bureau: een opdrachtgever die Vlam inschakelt om een Werk te maken of te leveren voor een eigen klant.
- Eindklant: de klant van het Bureau voor wie het Werk bestemd is, zoals genoemd in de offerte of opdrachtbevestiging.
- Werk: alles wat Vlam in het kader van een opdracht ontwikkelt of levert, waaronder spellen, escapespellen, puzzels, spelconcepten, spelmechanismen, verhaallijnen, werkvormen, teksten, ontwerpen, vormgeving, hand-outs en overige materialen, in welke vorm dan ook en ongeacht of deze auteursrechtelijk beschermd zijn.
1.2 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van Vlam. Afwijkingen gelden alleen als deze schriftelijk zijn overeengekomen.
1.3 Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij Vlam deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
Artikel 2 – Intellectueel eigendom
2.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op het Werk, waaronder auteursrechten, berusten bij Vlam en blijven bij Vlam. Geen enkele bepaling in de overeenkomst houdt een overdracht van deze rechten in, tenzij dit uitdrukkelijk is vastgelegd in een door Vlam ondertekende akte.
2.2 Ook voor onderdelen van het Werk die niet auteursrechtelijk beschermd zijn, zoals ideeën, concepten en spelmechanismen, gelden tussen Vlam en de opdrachtgever de beperkingen uit deze algemene voorwaarden.
Artikel 3 – Gebruiksrecht van de opdrachtgever
3.1 De opdrachtgever krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om het Werk te gebruiken voor het doel waarvoor het is gemaakt, zoals omschreven in de offerte of opdrachtbevestiging. Dit gebruiksrecht geldt onder de voorwaarde dat de opdrachtgever de overeengekomen vergoeding volledig betaalt.
3.2 Is de opdrachtgever een organisatie zonder winstoogmerk, zoals een school, stichting, vereniging of overheidsinstelling, dan mag zij het Werk daarnaast vrij inzetten voor niet-commerciële doeleinden, zowel intern als extern. Denk aan gebruik met eigen doelgroepen, op andere locaties of ter promotie van de eigen organisatie, bijvoorbeeld op een beurs of open dag. Dit geldt ook als in de offerte of opdrachtbevestiging een specifieker doel staat omschreven, mits:
- a. het Werk ongewijzigd wordt gebruikt; de opdrachtgever mag het daarvoor wel zo vaak als nodig printen of (laten) vermenigvuldigen;
- b. er geen vergoeding wordt gevraagd voor (deelname aan) het Werk;
- c. het Werk alleen door de opdrachtgever zelf wordt ingezet en niet aan andere organisaties ter beschikking wordt gesteld.
- d. de naam van Vlam wordt genoemd als mensen interesse tonen in een vergelijkbaar product
Is de opdrachtgever een commerciële organisatie en staat in de offerte of opdrachtbevestiging geen doel omschreven, dan is het gebruik beperkt tot inzet binnen de eigen organisatie van de opdrachtgever.
3.3 Elk ander gebruik, commercieel of niet-commercieel, is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Vlam. Daaronder valt in elk geval:
- a. het Werk of onderdelen ervan kopiëren, verveelvoudigen, verspreiden of openbaar maken buiten het overeengekomen doel;
- b. het Werk geheel of gedeeltelijk bewerken, aanpassen, vertalen of er afgeleide versies van maken;
- c. het Werk of onderdelen ervan (laten) nabootsen, ook met andere teksten, vormgeving of huisstijl;
- d. het Werk aan derden ter beschikking stellen, verkopen, verhuren of uitlenen;
- e. het Werk of onderdelen ervan inzetten voor andere projecten, organisaties of doeleinden dan overeengekomen.
3.4 Gebruikt de opdrachtgever het Werk in strijd met dit artikel, dan is de opdrachtgever Vlam een vergoeding verschuldigd die gelijk is aan het bedrag dat Vlam voor dat gebruik in rekening zou hebben gebracht. Dit laat het recht van Vlam onverlet om nakoming en/of volledige schadevergoeding te vorderen.
3.5 Wil de opdrachtgever het Werk breder inzetten? Neem dan contact op met Vlam. Vaak is er veel mogelijk, tegen een passende vergoeding.
Artikel 4 – Opdrachten via een bureau
4.1 Dit artikel geldt aanvullend wanneer Vlam wordt ingeschakeld door een Bureau. Bij strijdigheid met andere bepalingen gaat dit artikel voor.
4.2 Het gebruiksrecht uit artikel 3 geldt uitsluitend voor gebruik door of ten behoeve van de Eindklant die in de offerte of opdrachtbevestiging bij naam is genoemd, en uitsluitend voor het daarin omschreven doel.
4.3 Het Bureau mag het Werk alleen aan die Eindklant ter beschikking stellen. Het Bureau verkrijgt geen eigen gebruiksrecht op het Werk buiten de uitvoering van de opdracht voor die Eindklant.
4.4 Het is het Bureau uitdrukkelijk niet toegestaan om het Werk of onderdelen daarvan, waaronder spelconcepten, spelmechanismen, puzzels, verhaallijnen, werkvormen en vormgeving, geheel of gedeeltelijk, al dan niet bewerkt of nagebootst, te gebruiken voor andere klanten, projecten, offertes, pitches, eigen producten of diensten, of interne doeleinden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Vlam. Dit geldt ook als dat gebruik geen commercieel doel heeft.
4.5 Het Bureau mag het Werk alleen na schriftelijke toestemming van Vlam tonen in portfolio, presentaties of pitches, en dan met vermelding van Vlam als maker.
4.6 Het Bureau legt de beperkingen uit de artikelen 2, 3 en 4 schriftelijk op aan de Eindklant en staat ervoor in dat de Eindklant deze naleeft. Het Bureau is jegens Vlam aansprakelijk voor schending door de Eindklant.
4.7 Wil het Bureau het Werk of onderdelen ervan inzetten voor een andere klant of ander doel, dan kan dat alleen via een nieuwe opdracht aan of licentie van Vlam.
4.8 Dit artikel blijft van kracht na beëindiging of afloop van de overeenkomst.
Artikel 5 – Hergebruik door Vlam
5.1 Vlam behoudt het recht om het Werk, waaronder concepten, spelmechanismen, puzzels, werkvormen en lay-outs, opnieuw te gebruiken voor andere klanten, projecten of doeleinden, zonder toestemming van of vergoeding aan de opdrachtgever.
5.2 Vlam gebruikt daarbij nooit de huisstijl, logo's, merknamen of vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever of Eindklant voor andere klanten of doeleinden dan waarvoor deze zijn verstrekt.
5.3 Vlam mag het Werk tonen in haar portfolio en promotie, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
5.4 Exclusiviteit voor de opdrachtgever of Eindklant geldt alleen als dit schriftelijk is overeengekomen.
5.5 Dit artikel blijft van kracht na beëindiging of afloop van de overeenkomst.
Artikel 6 – Deelname aan open workshops
6.1 Dit artikel geldt voor workshops van Vlam met open inschrijving. Wie zich inschrijft (de Deelnemer), gaat akkoord met deze algemene voorwaarden.
6.2 Een inschrijving is definitief zodra Vlam de volledige betaling heeft ontvangen.
6.3 De Deelnemer betaalt binnen 30 kalenderdagen na inschrijving, of uiterlijk één week voor aanvang van de workshop als dat eerder is.
6.4 Na inschrijving is annuleren niet kosteloos mogelijk: het volledige inschrijfgeld blijft verschuldigd. Verzetten naar een andere datum is niet mogelijk.
6.5 Is de Deelnemer verhinderd, dan mag een vervanger in zijn of haar plaats deelnemen. De Deelnemer laat dit weten aan Vlam.
6.6 Vlam mag een workshop annuleren of verplaatsen naar een andere datum of locatie bij overmacht of onvoorziene omstandigheden.
6.7 Annuleert Vlam een workshop wegens overmacht, dan probeert Vlam een vervangende datum te plannen. De Deelnemer laat binnen 7 dagen nadat de nieuwe datum is gecommuniceerd weten of deelname op die datum mogelijk is. Meldt de Deelnemer binnen die 7 dagen dat dit niet mogelijk is, dan krijgt de Deelnemer het inschrijfgeld volledig terug. Reageert de Deelnemer niet binnen 7 dagen, dan blijft de inschrijving geldig voor de nieuwe datum.
6.8 Vlam is niet aansprakelijk voor schade of kosten die voortvloeien uit het annuleren of verplaatsen van een workshop, behoudens het bepaalde in artikel 6.7.
6.9 De Deelnemer neemt op eigen risico deel aan de workshop. Vlam is niet aansprakelijk voor letsel, schade, diefstal of verlies van eigendommen tijdens de workshop, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid van Vlam.
6.10 Alle rechten op de inhoud die tijdens de workshop wordt verstrekt, zoals spelconcepten en hand-outs van presentaties, blijven bij Vlam. Hand-outs en andere documenten mogen niet één op één worden gebruikt voor commerciële doeleinden. Wees gerust: de inspiratie en ideeën die je tijdens de workshop opdoet, mag je volledig gebruiken en benutten voor je eigen werk. Graag zelfs!
Artikel 7 – Annulering of verplaatsing door de opdrachtgever
7.1 Dit artikel geldt voor incompany-opdrachten, zoals trainingen, workshops en sessies bij of voor de Opdrachtgever.
7.2 Wil de Opdrachtgever een opdracht annuleren of verplaatsen, dan meldt de Opdrachtgever dit zo snel mogelijk aan Vlam.
7.3 Vlam en de Opdrachtgever kijken altijd eerst samen of de opdracht kan worden verzet. Kan de opdracht worden verzet naar een datum waarop Vlam beschikbaar is, dan rekent Vlam geen extra kosten en blijft het oorspronkelijke opdrachtbedrag gelden.
7.4 Is verzetten niet mogelijk en annuleert de Opdrachtgever, dan is de Opdrachtgever het volgende deel van het overeengekomen opdrachtbedrag verschuldigd:
- a. bij annulering meer dan 30 dagen voor de geplande datum: 0%;
- b. bij annulering tussen 30 en 14 dagen voor de geplande datum: 50%;
- c. bij annulering binnen 14 dagen voor de geplande datum: 75%.
7.5 Reeds gemaakte kosten, zoals locatie, materialen of externe inhuur, worden in alle gevallen aan de Opdrachtgever doorberekend.
Artikel 8 – Annulering of verplaatsing door Vlam
8.1 Vlam mag een opdracht annuleren of verplaatsen als zij door ziekte, overmacht of ernstige privéomstandigheden redelijkerwijs niet in staat is de werkzaamheden uit te voeren.
8.2 Vlam spant zich in om een passende vervanger voor te stellen, maar staat er niet voor in dat vervanging lukt. Is er geen passende vervanger beschikbaar, dan mag Vlam de opdracht zonder verdere verplichtingen annuleren of verplaatsen.
8.3 Vlam stelt de Opdrachtgever hiervan zo snel mogelijk op de hoogte.
8.4 De Opdrachtgever heeft in dat geval uitsluitend recht op terugbetaling van reeds betaalde bedragen voor werkzaamheden die niet zijn uitgevoerd. Iedere andere vergoeding of aansprakelijkheid, waaronder voor indirecte schade, gevolgschade of kosten van de Opdrachtgever, is uitgesloten, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid van Vlam.